Welchen Kopierer wählen? Finden Sie das ideale Modell in 2 Minuten
Beantworten Sie 3 einfache Fragen – unser Simulator empfiehlt Ihnen das passende Modell für Ihr Volumen, Ihr Format und Ihr Budget, wahlweise zum Kauf oder zur Miete.
Trouvez votre copieur idéal
Oder fordern Sie Ihr Angebot an und erhalten Sie innerhalb von 24 h eine Antwort!
5 Kernpunkte vorab
5 Kernpunkte vorab
Kurz zusammengefasst
Das monatliche Druckvolumen ist Kriterium Nr. 1: Ein unterdimensioniertes Gerät verdoppelt die Wartungskosten über 3 Jahre.
A4 reicht für 80 % der Unternehmen: A3 ist nur für Architektur, Bauwesen oder visuelles Marketing unverzichtbar.
Ein S/W-Druck kostet pro Seite 5- bis 10-mal weniger als ein Farbdruck: Wählen Sie Farbe nur, wenn Ihre Tätigkeit dies wirklich rechtfertigt.
Die Miete schlägt den Kauf bei den TCO für die meisten KMU: ab 25 €/Monat inklusive aller Leistungen, ohne Kapitalbindung.
Unser Simulator erspart Ihnen 30 Minuten Vergleichsarbeit: 5 Fragen, ein persönliches Ergebnis, ein kostenloses und unverbindliches Angebot.
Warum die Wahl des Kopierers für Ihr Unternehmen entscheidend ist
Eine falsche Kopiererwahl macht sich nicht sofort bemerkbar. Sie rächt sich auf Dauer: verschwendeter Toner, häufige Störungen, überteuerte Wartungsverträge, ein schon im zweiten Jahr überlastetes Gerät.
Laut Gartner wenden Unternehmen zwischen 1 und 3 % ihres Umsatzes allein für das Drucken auf. Ein oft unterschätzter und selten optimierter Kostenposten.
Ein falsch dimensionierter Kopierer kostet über 3 Jahre durchschnittlich 30 bis 40 % mehr: erhöhter Tonerverbrauch, vorzeitiger Verschleiß von Teilen, technische Einsätze, die nicht im Vertrag vorgesehen sind.
89 % der IT-Entscheider haben in den letzten 12 bis 18 Monaten einen Anstieg der Druckkosten festgestellt, obwohl fast die Hälfte (45 %) einen Rückgang der Druckvolumen gemeldet hat. Die Hauptursache: falsch dimensionierte und nicht gesteuerte Geräteparks.
Die 3 klassischen Fehler von KMU:
Die wichtigsten Kriterien bei der Wahl Ihres professionellen Kopierers
Monatliches Druckvolumen: Kriterium Nr. 1
Es ist der Ausgangspunkt jeder Entscheidung. Wer das empfohlene Volumen eines Geräts regelmäßig überschreitet, halbiert dessen Lebensdauer und vervielfacht die Wartungskosten.
Format A3 oder A4: Was das wirklich ausmacht
A4 reicht für 80 % der Unternehmen: Büroarbeit, Rechnungsstellung, Korrespondenz, interne Berichte. Es ist das Standardformat, und A4-Geräte sind sowohl in der Anschaffung als auch im Betrieb günstiger.
A3 wird unverzichtbar in bestimmten Branchen: Architektur, Bauwesen, Marketing, Arztpraxen (Radiologie). Wenn Sie Pläne, Plakate oder großformatige Unterlagen erstellen, ist A3 kein Luxus.
Das A3/A4-Multifunktionsgerät bietet volle Vielseitigkeit. Sein Preis liegt rund 20 % höher, dafür müssen Sie keine zwei Geräte kaufen.
Farbe vs. Schwarz-Weiß: Wann sich der Aufpreis lohnt
Farbe kostet pro Seite 5- bis 10-mal mehr. Wenn 90 % Ihrer Ausdrucke interne Dokumente sind, spart Ihnen ein S/W-Gerät mehrere Hundert Euro pro Jahr.
Multifunktionsgerät oder reiner Drucker?
Ein Multifunktionsgerät vereint Drucken, Scannen, Kopieren und optional Faxen.
Ab einem Unternehmen mit 3 Personen ist das Multifunktionsgerät fast immer wirtschaftlicher. Es reduziert die Anzahl der Geräte, zentralisiert die Verwaltung und erfüllt die Anforderungen an die Dokumentendigitalisierung.
Konkrete B2B-Vorteile:
- Direktes Scannen in Ihr DMS (Dokumentenmanagementsystem)
- DSGVO-konforme Archivierung: Gemäß den Ende 2025 von der CNIL veröffentlichten Leitlinien müssen Multifunktionsdrucker – wie Server oder Cloud-Lösungen – abgesichert, auditiert und dokumentiert werden.
- Weniger Geräte und Wartungsverträge
Kauf vs. Miete: der TCO-Vergleich über 3 Jahre
Die Miete umfasst in der Regel Wartung, Verbrauchsmaterial und den Austausch der Geräte. Für ein KMU, das sein Budget im Griff behalten möchte, ohne Kapital zu binden, ist sie oft die klügste Option.
Meine TCO mit einem Berater berechnen →
Vergleich der besten Marken nach Ihrem Profil
Alle großen Marken sind zuverlässig. Die richtige Wahl hängt von Ihrem Volumen, Ihrer Branche und Ihren Prioritäten ab (Kosten, Farbqualität, Sicherheit, Kundendienst).
Service4Print ist autorisierter Händler aller dieser Marken, ohne Exklusivbindung. Wir empfehlen ausschließlich, was Ihrem tatsächlichen Bedarf entspricht.
Kopierer kaufen oder mieten: Was ist die richtige Wahl für Ihr Unternehmen?
Beide Optionen haben ihre Berechtigung. Alles hängt von Ihrer Situation ab.
Die flexible Miete ist ideal für:
- Start-ups oder wachsende Unternehmen (schnell wechselnder Bedarf)
- KMU, die ihr Monatsbudget im Griff behalten möchten
- Organisationen mit hybridem Arbeitsmodell (teilweise Homeoffice, mehrere Standorte)
Der Kauf lohnt sich, wenn Sie Folgendes haben:
- Ein stabiles und planbares Druckvolumen über 3 bis 5 Jahre
- Verfügbare Liquidität und den Wunsch, monatliche Verpflichtungen zu vermeiden
- Sehr spezifische Anforderungen, die maßgeschneiderte Geräte rechtfertigen
Service4Print bietet beide Optionen an. Keine Mindestlaufzeit bei der Miete: Sie wählen Laufzeit und Optionen entsprechend Ihrer tatsächlichen Situation.
Unsere flexiblen Mietangebote entdecken →
FAQ — Ihre Fragen zur Wahl eines Kopierers
Welcher Kopierer für ein KMU mit 10 Mitarbeitern?
Für ein Team von 10 Personen reicht in der Regel ein Multifunktionsgerät für 500 bis 2 000 Seiten/Monat. Farbe oder S/W je nach Ihrer Tätigkeit. Zur Miete ab 25 €/Monat inklusive aller Leistungen. Die Modelle Ricoh IM 2702 oder Sharp MX-C304W eignen sich gut für dieses Profil.
Was ist der Unterschied zwischen Kopierer und Multifunktionsdrucker?
Heute bezeichnen beide Begriffe oft dasselbe Gerät. „Kopierer“ ist der historische Begriff aus der Zeit, als das Kopieren die Hauptfunktion war. „Multifunktionsgerät“ ist der heutige Fachbegriff: Er beschreibt ein Gerät, das druckt, scannt, kopiert und teilweise faxt. Multifunktionsdrucker, die zusätzlich Scan- und Kopierfunktionen bündeln, stellen mit rund 90 % den größten Anteil der verkauften Einheiten – nach Stückzahl wie nach Wert.
Welches Budget sollten Sie für einen professionellen Kopierer einplanen?
Beim Kauf: Rechnen Sie je nach Volumen, Format und Funktionen mit 800 bis 8 000 €. Bei Miete: Die Angebote beginnen bei 25 €/Monat für ein kleines Volumen und reichen bis 150 €/Monat für ein Hochleistungsgerät inklusive aller Leistungen (Wartung + Verbrauchsmaterial).
Ist es besser, einen Kopierer zu kaufen oder zu mieten?
Für die meisten KMU bietet die Miete besser kalkulierbare Gesamtkosten (TCO) und eine willkommene Flexibilität (Upgrade möglich, Wartung inklusive). Der Kauf bleibt sinnvoll, wenn Ihr Volumen über 3 bis 5 Jahre stabil ist und Sie über die nötige Liquidität verfügen. Im Zweifelsfall hilft Ihnen unser Simulator, beide Optionen anhand Ihrer tatsächlichen Situation zu vergleichen.
Wie funktioniert der Service4Print-Simulator?
Der Simulator stellt 5 Fragen (Volumen, Format, Farbe, Funktionen, Beschaffungsart). Ein Empfehlungsalgorithmus gleicht Ihre Antworten mit unserem Katalog ab und erstellt ein persönliches Ergebnis. Anschließend erhalten Sie ein kostenloses, unverbindliches Angebot, das direkt auf Ihr Profil zugeschnitten ist.
Nützliche Quellen
- CNIL – DSGVO in der Praxis: die Daten Ihrer Mitarbeiter schützen: Pflichten zur Dokumentensicherheit für professionelle Drucker.
- CNIL – Praxisleitfaden zur Sicherheit personenbezogener Daten (PDF): konkrete Empfehlungen zur Verwaltung von Dokumenten und Zugriffsrechten.
- Service-public.fr – DSGVO-Pflichten für Unternehmen: umfassender Rechtsrahmen zum Datenschutz im Unternehmen.
- Républik Workplace – Druckkosten im Unternehmen: Epson-Studie zur Entwicklung der Druckkosten im hybriden Arbeitsumfeld.