Achat ou location de photocopieur : le guide 2026

Achat ou location de photocopieur : quel choix pour votre entreprise ?

Vous hésitez entre acheter ou louer un photocopieur professionnel ? Cette décision impacte directement votre budget, votre flexibilité et votre productivité. Ce guide vous aide à comparer les deux options et à choisir la solution la plus adaptée à votre structure.

Tableau comparatif : Achat vs Location

L’achat de photocopieur : avantages et limites

Avantages de l’achat

✅ Propriété immédiate : L’appareil vous appartient dès l’achat. Aucune restriction d’usage.

✅ Rentabilité à long terme : Pour un volume d’impression élevé et constant (5 000+ pages/mois), l’achat devient plus économique après 3-4 ans.

✅ Avantages fiscaux : L’amortissement du matériel constitue un argument de poids en faveur de l’achat, permettant de réduire le coût net de l’équipement en le déduisant des impôts de l’entreprise.

✅ Liberté d’utilisation : Aucune limite de volume ou restrictions contractuelles.

Inconvénients et coûts cachés

❌ Investissement initial lourd : Un photocopieur couleur d’entrée de gamme commence à 600 euros, tandis qu’un modèle professionnel haut de gamme peut atteindre 10 000 euros ou plus.

❌ Maintenance à votre charge : Sans contrat de maintenance, chaque intervention d’urgence peut coûter entre 150€ et 300€, sans compter les pièces détachées.

❌ Consommables coûteux : Toners, tambours, pièces d’usure = budget annuel de 370-440 € pour 3 000 copies/mois.

❌ Obsolescence technologique : Les technologies d’impression évoluant rapidement, le matériel peut devenir obsolète, nécessitant des mises à jour ou des remplacements fréquents.

❌ Durée de vie limitée : La durée de vie d’un photocopieur professionnel est de 5 ans en moyenne.

La location de photocopieur : flexibilité et prévisibilité

Avantages de la location

✅ Coûts initiaux réduits : L’achat d’un photocopieur peut entraîner des coûts élevés initiaux, tandis que la location implique généralement des paiements mensuels plus abordables, permettant à votre entreprise de préserver sa trésorerie.

✅ Maintenance incluse : Les contrats de location comprennent souvent la maintenance, ce qui simplifie la gestion de l’appareil et garantit son bon fonctionnement sans frais supplémentaires.

✅ Flexibilité technologique : La technologie des photocopieurs évolue rapidement. En optant pour la location, vous pouvez plus facilement bénéficier des dernières avancées technologiques en effectuant des mises à niveau régulières à la fin de chaque contrat de location.

✅ Budget prévisible : Vous savez exactement combien vous dépenserez chaque mois.

✅ Loyers déductibles : Les mensualités des contrats de location sont déductibles des impôts.

Points d’attention

⚠️ Coût total plus élevé : Cette approche génère un surcoût de 7 à 15%, mais offre une flexibilité remarquable dans la gestion du budget.

⚠️ Engagement contractuel : Les contrats de location impliquent des obligations qui peuvent inclure des restrictions d’utilisation et des pénalités en cas de rupture anticipée du contrat.

⚠️ Durée minimale : Ce type de formule s’étale sur entre 3 et 5 ans et doit être résilié avec un préavis.

Comparaison financière sur 3-5 ans

Exemple : PME de 20 personnes (3 000 copies/mois)

Conclusion : Sur 5 ans, la location coûte 7-15% plus cher, mais offre une meilleure trésorerie et zéro risque de panne.

Quel choix selon votre profil ?

✅ Achat recommandé si…

• Vous avez un volume d’impression élevé et constant (5 000+ pages/mois)
• Vous pouvez gérer la maintenance en interne ou via un contrat dédié
• Vous recherchez des avantages fiscaux (amortissement)
• Vous avez une trésorerie solide pour l’investissement initial
• Vous gardez le même équipement 5+ ans

Profils concernés : Grandes entreprises, cabinets professionnels, structures avec IT interne.

✅ Location recommandée si…

• Vous êtes une PME ou startup avec budget limité
• Vos besoins évoluent (croissance, restructuration)
• Vous voulez zéro souci de maintenance
• Vous préférez une trésorerie fluide (paiements mensuels)
• Vous souhaitez accès à la technologie récente

Profils concernés : PME, startups, structures en croissance, secteurs saisonniers.

🔄 Crédit-bail : une solution intermédiaire

Le leasing fonctionne de manière similaire à la location mais est souvent associé à des contrats plus longs et inclut une option d’achat à la fin de la période de leasing. Cette option peut être attrayante pour les entreprises souhaitant éventuellement acquérir le photocopieur tout en bénéficiant initialement de paiements mensuels réduits.

Les coûts cachés de l’achat

Dépannages imprévus

Sans contrat de maintenance, chaque intervention d’urgence peut coûter entre 150€ et 300€, sans compter les pièces détachées.

Consommables

Un photocopieur A4 est plus économique à exploiter : ses cartouches coûtent en moyenne 40 € pour le noir et 60 à 80 € pour la couleur, avec une durée de vie comprise entre 6 000 et 17 000 pages. Les tambours reviennent autour de 100 à 140 € et tiennent généralement 2 à 3 ans pour un volume modéré.

Mises à jour logicielles

Les mises à jour de sécurité et de connectivité peuvent nécessiter des interventions techniques payantes.

Consommation énergétique

Un équipement mal entretenu consomme davantage d’électricité.

Gestion du parc

La multiplication des intervenants et des contrats complexifie la gestion et augmente les coûts.

Comment bien choisir votre photocopieur ?

1. Évaluez votre volume d’impression

Évaluez combien de pages votre entreprise imprime en moyenne chaque mois. Assurez-vous que le photocopieur que vous envisagez peut gérer ce volume sans surcharger le matériel.

Repères :

• Petit volume (< 1 000 pages/mois) : A4 N&B
• Volume moyen (1 000-3 000 pages/mois) : A4 multifonction
• Gros volume (> 3 000 pages/mois) : A3 multifonction

2. Couleur ou noir & blanc ?

Pour une entreprise qui imprime environ 3 000 pages par mois, dont 500 en couleur : Budget annuel sans contrat : 370 à 440 € la première année (consommables + entretiens ponctuels).

Conseil : La couleur coûte 10x plus cher à l’usage. Évaluez vos vrais besoins.

3. Format A4 ou A3 ?

• A4 : Bureaux, petites structures, documents standards
• A3 : Agences, cabinets, documents techniques, brochures

4. Fonctionnalités essentielles

✅ Impression, copie, numérisation (multifonction)
✅ Recto-verso automatique
✅ Chargeur de documents automatique
✅ Connectivité réseau (Ethernet, WiFi)
✅ Écran tactile intuitif

⚠️ Vérifiez la vitesse d’impression (ppm) adaptée à votre volume.

5. Marques fiables

Le marché des imprimantes et photocopieurs professionnels est dominé par de grandes marques comme HP, Epson, Canon ou Ricoh. Ces fabricants se distinguent par la fiabilité et la performance de leurs appareils, conçus pour gérer d’importants volumes et répondre aux besoins quotidiens des entreprises.

Obtenez un devis gratuit et personnalisé

Vous ne savez pas encore quel modèle choisir ? Service4Print analyse vos besoins en 24h et vous propose une offre sur mesure, qu’il s’agisse d’un achat ou d’une location.

Nos experts vous aident à :

• Évaluer votre volume réel d’impression
• Comparer les coûts achat vs location
• Choisir le modèle adapté à votre structure
• Négocier les meilleures conditions

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Conclusion

Le choix entre achat et location dépend de trois facteurs clés :

1. Votre volume d’impression : Gros volume = achat. Volume variable = location.
2. Votre budget : Trésorerie limitée = location. Capital disponible = achat.
3. Votre flexibilité : Besoins stables = achat. Besoins évolutifs = location.

La location reste le choix privilégié par 90% des entreprises françaises car elle offre la meilleure flexibilité, zéro souci de maintenance, et une gestion budgétaire simplifiée.

Chez Service4Print, nous proposons les deux options avec tous les grands fabricants (Canon, Ricoh, Sharp, Xerox, Konica Minolta). Nos experts vous accompagnent pour trouver la solution la plus rentable pour votre entreprise.

FAQ – Vos questions, nos réponses

Q1 : Quel est le coût réel d’un photocopieur professionnel ?

Le prix d’un photocopieur multifonction est lié à sa technologie d’impression : photocopieur laser multifonction : entre 400 et 12000 € ; photocopieur à jet d’encre multifonction : entre 1500 et 6000 €.

Pour la location, certains modèles sont disponibles à partir de 70 euros par mois.

Q2 : La location est-elle vraiment plus chère que l’achat ?

Oui, mais légèrement. La location d’un photocopieur est en moyenne 7 à 15% plus cher que l’achat d’une machine. Cependant, ce surcoût inclut la maintenance, les mises à jour technologiques et la flexibilité.

Q3 : Combien coûte la maintenance d’un photocopieur acheté ?

Le coût d’un contrat de maintenance de matériel d’impression est variable d’une société à l’autre, il peut aller d’une cinquantaine à plusieurs centaines d’euros par mois.

Q4 : Puis-je acheter un photocopieur en fin de contrat de location ?

Oui. Toutes nos locations incluent une option d’achat en fin de contrat, où vous pouvez devenir propriétaire de l’appareil en payant seulement 1% de sa valeur résiduelle.

Q5 : Quelle est la durée de vie d’un photocopieur ?

La durée de vie d’un photocopieur professionnel est de 5 ans en moyenne. Avec un bon entretien, elle peut être prolongée.

Q6 : Location ou achat pour une startup ?

Location, sans hésiter. Ces structures, souvent caractérisées par des ressources financières limitées et des besoins en évolution, trouvent dans la location de photocopieurs une solution flexible qui s’ajuste à leur croissance et à leurs changements de stratégie.

Q7 : Quels sont les coûts cachés de la location ?

Peu. Les contrats de location incluent généralement la maintenance, l’installation et les consommables. Attention aux :

• Dépassements de volume (coûts à la page supplémentaires)
• Pénalités de rupture anticipée
• Frais de livraison/installation (vérifiez si inclus)

Q8 : Peut-on changer de photocopieur en cours de location ?

L’utilisateur peut changer de copieur au sein de la période d’engagement pour un modèle plus moderne ou correspondant mieux à ses besoins, et repart alors pour une nouvelle période contractuelle.

Q9 : Quel est le coût à la page d’un photocopieur ?

Le coût à la page s’établit entre 0,006 et 0,015€ pour les impressions noir et blanc, et entre 0,06 et 0,15€ pour la couleur.

Q10 : Service4Print propose-t-il achat ET location ?

Oui. Service4Print est le leader français de la vente et de la location d’imprimantes professionnelles. Nous travaillons avec tous les grands fabricants et adaptons notre offre à vos besoins réels.

Sources utiles

• Service4Print – Guide des prix photocopieurs
• Service4Print – Photocopieurs Sharp 2026

Vous hésitez encore ? Contactez nos experts Service4Print pour un audit gratuit de vos besoins d’impression. Nous vous proposons la meilleure solution, achat ou location, adaptée à votre budget et votre volume.

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