Pourquoi les grandes entreprises n’achètent plus leurs imprimantes
Pourquoi les grandes entreprises n’achètent plus leurs imprimantes
L’abandon de l’achat d’imprimantes en entreprise n’est pas une mode passagère. C’est une tendance structurelle, documentée, qui a commencé dans les grands groupes et qui descend maintenant vers les ETI et les PME. Si vous gérez encore votre parc d’impression en mode propriétaire, voici ce que les chiffres du marché disent – et ce que vos homologues des grandes entreprises ont compris avant vous.
4 signaux du basculement
| Signal | Chiffre clé | Source |
|---|---|---|
| Organisations déjà sous contrat MPS | ~60 % des entreprises de 250+ salariés | Quocirca MPS Landscape 2025 |
| Dirigeants prévoyant d’augmenter leur investissement MPS | 71 % en 2025 vs 48 % l’an dernier | Quocirca MPS Landscape 2025 |
| Coût réel d’une machine achetée vs estimé | × 2 à 3 sur 5 ans (TCO impression) | Données terrain S4P |
| Marché MPS Europe en 2024 | 14,95 Md$, CAGR +9,3 %/an jusqu’en 2035 | Market Research Future / IDC |
Ce que les chiffres du marché révèlent
Ce n’est pas un hasard – c’est une tendance structurelle. Le marché des Managed Print Services (MPS) en Europe pesait 14,95 milliards de dollars en 2024 et devrait atteindre 40 milliards d’ici 2035, selon les projections alignées IDC/Market Research Future. Un CAGR de 9,3 % par an dans un secteur aussi mature, ça ne s’explique pas par un effet de mode.
Le basculement s’est amorcé dès 2018, porté par les grands groupes qui cherchaient à sortir les équipements bureautiques de leur bilan. Il s’est accéléré brutalement post-Covid : le télétravail a dispersé les parcs, multiplié les sites, rendu la gestion en propriété ingérable. Les entreprises qui avaient 3 sites avant 2020 en gèrent parfois 15 ou 20 aujourd’hui – entre le siège, les agences et les domiciles des collaborateurs.
| Période | Tendance achat | Tendance location/MPS |
|---|---|---|
| Avant 2018 | Dominant (CAPEX standard) | Niche grands comptes |
| 2018–2020 | En recul progressif | Adoption accélérée ETI |
| 2020–2022 (post-Covid) | Chute marquée | Explosion des contrats MPS |
| 2023–2026 | Marginal sur les grands parcs | Standard de marché 250+ salariés |
Quocirca, cabinet de référence sur le marché de l’impression, confirme dans son étude MPS Landscape 2025 (400 décideurs interrogés en France, UK, Allemagne, États-Unis) que 89 % des DSI considèrent les MPS comme importants pour leur transformation numérique – dont 43 % qui les jugent « très importants ». Et 71 % prévoient d’augmenter leur investissement MPS dans l’année à venir, contre seulement 48 % l’année précédente.
Les 5 raisons concrètes du basculement
1. Le TCO impression est systématiquement sous-estimé
Le prix d’achat d’une machine, c’est l’arbre qui cache la forêt. Prenons une imprimante multifonction à 3 000 € – un budget courant pour une PME.
Sur 5 ans, le TCO réel ressemble à ça :
| Poste de coût | Montant estimé (5 ans) |
|---|---|
| Prix d’achat machine | 3 000 € |
| Maintenance annuelle (15–20 % du prix) | 2 500 – 3 000 € |
| Consommables (toner, pièces) | 3 000 – 5 000 € |
| Temps IT (gestion, pannes, config) | 1 500 – 2 500 € |
| Dépréciation / valeur résiduelle nulle | – |
| TCO total estimé | 10 000 – 13 500 € |
Le prix d’achat représente à peine 22 à 30 % du coût total. Ce qu’on observe chez nos clients, c’est que le chiffre qu’ils ont en tête au moment de signer un bon de commande est presque toujours celui de la machine seule. Les 70 % restants arrivent sous forme de factures dispersées, de temps IT non tracé, et de contrats de maintenance renouvelés sans renégociation.
Un contrat de location full-service sur la même machine tourne autour de 80 à 120 € par mois tout compris – soit 4 800 à 7 200 € sur 5 ans. L’écart est souvent là, et il est documenté.
2. L’obsolescence s’accélère – bien plus vite que l’amortissement
En comptabilité française, une imprimante s’amortit sur 5 à 7 ans. En réalité, la durée de vie utile d’un équipement bureautique professionnel est aujourd’hui de 3 à 4 ans – pas plus.
Pourquoi ? Trois facteurs convergent :
- Le firmware : les fabricants cessent les mises à jour de sécurité au bout de 3 à 5 ans. Une machine sans patch récent est une faille réseau ouverte.
- La compatibilité cloud : les nouvelles plateformes (Microsoft 365, Google Workspace, solutions de print management cloud) exigent des équipements récents. Les vieilles machines ne s’intègrent tout simplement plus.
- Les exigences de sécurité : le pull printing (impression par badge ou code PIN), désormais requis dans les secteurs réglementés, n’est pas rétroactivement installable sur du matériel ancien.
Résultat concret : l’entreprise se retrouve avec une machine amortie sur 7 ans dans ses comptes, mais obsolète à 4 ans dans la réalité. Elle continue de payer l’amortissement d’un équipement qui ne répond plus à ses besoins. En location, le renouvellement est intégré au contrat – pas de mauvaise surprise.
3. Le parc d’impression location résiste au télétravail, l’achat non
Depuis 2020, on voit de plus en plus de parcs hybrides impossibles à maintenir en propriété. Une entreprise de 80 salariés avec 3 sites et 20 % de télétravail peut avoir des équipements répartis sur 5 ou 6 localisations différentes.
En propriété, ça veut dire :
- Des contrats de maintenance différents par site, parfois par machine
- Des déplacements techniciens facturés à chaque intervention
- Des délais d’intervention qui varient selon la localisation
- Une hétérogénéité de parc qui explose les coûts de consommables
En location avec un contrat MPS, c’est un interlocuteur, un contrat, un SLA garanti – quel que soit le site. Le prestataire gère la logistique, le stock de toner, les interventions. L’entreprise gère son cœur de métier.
4. La sécurité impose des mises à jour continues
L’impression est devenue un vecteur d’attaque documenté. Les imprimantes connectées au réseau sont des points d’entrée potentiels – et les équipements anciens, sans firmware à jour, sont les plus exposés.
Les enjeux sont concrets :
- RGPD : les documents imprimés et oubliés en sortie de machine constituent une faille de conformité réelle, particulièrement dans les secteurs juridique, médical et RH.
- Impression sécurisée : le pull printing (libération du document par badge ou PIN) est désormais une exigence dans de nombreux appels d’offres grands comptes.
- Chiffrement des données : les disques durs intégrés aux multifonctions stockent des copies de documents. Sans politique de purge, c’est un risque.
En achat, la mise à jour du firmware et la gestion de la sécurité incombent à l’entreprise – et sont souvent négligées, faute de temps ou de compétences IT dédiées. En location, c’est inclus dans le contrat de service.
5. Le bilan comptable plaide pour la location
C’est l’argument qui fait mouche auprès des DAF. La location transforme une immobilisation (CAPEX) en charge d’exploitation (OPEX).
Ce que ça change concrètement :
- Bilan allégé : la machine n’apparaît pas à l’actif, les ratios d’endettement ne bougent pas.
- Déduction fiscale immédiate : les loyers sont déductibles du résultat de l’exercice en cours, contrairement à l’amortissement qui s’étale sur 5 à 7 ans.
- Trésorerie préservée : pas d’investissement initial, des mensualités fixes et prévisibles.
- Validation simplifiée : une charge d’exploitation ne passe pas par un comité d’investissement. Le décideur opérationnel peut agir sans arbitrage budgétaire lourd.
Pour un directeur financier, c’est souvent l’argument décisif. Le parc d’impression location ne consomme pas de capital – il se finance sur le budget de fonctionnement.
Ce que ça change pour les PME
Les grandes entreprises ont testé, validé et optimisé le modèle MPS depuis une décennie. Les PME bénéficient aujourd’hui d’une offre mature, accessible dès des volumes modestes – et d’un retour d’expérience massif qui réduit les risques.
Le seuil de rentabilité dépend avant tout du volume d’impression mensuel :
| Volume mensuel | Recommandation | Pourquoi |
|---|---|---|
| < 500 pages/mois | Achat possible | Faible usure, TCO location > achat sur cette tranche |
| 500 – 2 000 pages/mois | Location recommandée | Maintenance + consommables font basculer l’équilibre |
| > 2 000 pages/mois | Location fortement conseillée | TCO achat explose, SLA devient critique pour la productivité |
Ce qu’on conseille à nos clients PME selon leur profil : une structure de moins de 15 salariés avec un usage occasionnel peut encore justifier l’achat d’une machine d’entrée de gamme. Au-delà, dès que la maintenance devient un sujet récurrent et que le volume dépasse 1 000 pages mensuelles, la location devient presque toujours plus rentable sur 3 ans – à condition de bien négocier le contrat.
Pour aller plus loin sur les critères de choix, consultez notre comparatif détaillé achat vs location.
Les 3 questions à se poser avant de décider
Avant de signer quoi que ce soit – achat ou location – trois questions permettent de cadrer la décision.
1. Mon parc sera-t-il le même dans 3 ans ?
Si votre entreprise est en croissance, si vous ouvrez de nouveaux sites, si le télétravail va s’étendre – la flexibilité d’un contrat de location vaut de l’or. Acheter aujourd’hui, c’est se lier à un équipement qui ne correspondra peut-être plus à votre structure dans 36 mois.
2. Mon équipe IT a-t-elle réellement le temps de gérer la maintenance ?
La réponse honnête est souvent non. La gestion d’un parc d’impression en propriété – mises à jour firmware, gestion des pannes, suivi des consommables, conformité RGPD – représente un volume de travail que la plupart des équipes IT de PME n’ont pas budgété. En location MPS, c’est le prestataire qui porte ce poids.
3. Quel est mon vrai coût par page aujourd’hui – toner + papier + maintenance + amortissement ?
C’est la question clé. Et la plupart des dirigeants de PME n’ont pas la réponse. Ils connaissent le prix du toner. Ils ignorent le reste.
FAQ
Quelle différence entre location et leasing d’imprimante en entreprise ?
Les deux termes désignent souvent la même réalité, mais avec des nuances. Le leasing (ou crédit-bail) est un contrat financier : l’entreprise loue le matériel avec une option d’achat en fin de contrat. La location opérationnelle (ou MPS) est un contrat de service global : machine + maintenance + consommables + SLA, sans option d’achat. Pour la plupart des PME, la location opérationnelle est plus adaptée – elle inclut le service et n’alourdit pas le bilan.
Les grandes entreprises louent-elles vraiment toutes leurs imprimantes ?
Pas toutes, mais la majorité. Selon Quocirca (MPS Landscape 2025), environ 60 % des organisations de 250 salariés et plus sont déjà sous contrat MPS. Ce chiffre monte significativement dans les grandes entreprises (1 000+ salariés) et dans les secteurs réglementés (finance, santé, juridique). L’achat en propriété reste présent pour les équipements très spécifiques ou les petits volumes isolés.
La location est-elle rentable pour une PME de moins de 20 salariés ?
Ça dépend du volume. En dessous de 500 pages par mois, l’achat reste souvent compétitif. Entre 500 et 2 000 pages mensuelles, la location devient intéressante dès qu’on intègre la maintenance et les consommables dans le calcul. Au-delà de 2 000 pages, la location est presque toujours plus rentable sur 3 ans – et surtout plus simple à gérer. Pour une PME de 15 à 20 salariés avec un usage bureautique standard, on est généralement dans la tranche où la location s’impose.
Que se passe-t-il en fin de contrat de location d’imprimante ?
Trois options classiques : restitution de la machine (le prestataire reprend l’équipement), renouvellement du contrat avec un équipement plus récent, ou rachat de la machine à sa valeur résiduelle (généralement symbolique). La fin de contrat est aussi le meilleur moment pour renégocier les conditions – volume, coût par page, SLA. C’est un levier que beaucoup de PME n’utilisent pas assez.
Vous vous posez les mêmes questions que vos homologues des grandes entreprises ?
Les grands groupes ont mis 5 à 10 ans à optimiser leur gestion de parc d’impression. Vous n’avez pas à refaire le même chemin.
On réalise un audit gratuit et sans engagement de votre parc actuel : coût par page réel, état des contrats, recommandation achat ou location selon votre profil. Réponse personnalisée sous 48 heures.
Sources utiles
- Quocirca – MPS Landscape Study 2025 : étude menée auprès de 400 décideurs en France, UK, Allemagne et États-Unis (août 2025). Données clés : 89 % des DSI considèrent les MPS importants pour leur transformation numérique ; 71 % prévoient d’augmenter leur investissement MPS.
- Quocirca – MPS Vendor Landscape 2025 (extrait Ricoh) : évaluation des fournisseurs MPS leaders en Europe, avec données sur les priorités d’adoption et les critères de sélection.
- IDC – Cloud Managed Print & Document Services MarketScape 2024 : analyse des modèles de facturation MPS cloud et maîtrise du coût par page pour les PME et ETI.
- ADEME – Limiter l’impact numérique au bureau : données sur la consommation des équipements bureautiques et recommandations pour réduire l’empreinte des parcs d’impression.
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