Impression cloud : guide complet pour l’adopter en entreprise

⚡ En résumé

L’essentiel à retenir sur l’impression cloud

→L’impression cloud supprime les serveurs d’impression locaux et centralise la gestion dans le cloud

→69 % des entreprises utilisent déjà une solution de cloud printing selon Quocirca 2024

→Les gains principaux : coûts IT réduits, supervision centralisée, sécurité et mobilité

→La migration se prépare en 5 étapes : audit, choix du modèle, déploiement, formation, suivi

→Le modèle hybride reste le plus courant pour concilier cloud, sécurité et continuité d’activité

→Le cloud printing n’est pas adapté aux très faibles volumes ou aux réseaux instables

👉 Besoin d’auditer votre parc d’impression ? Demandez un devis gratuit →

Partie 01

Qu’est-ce que l’impression cloud ?

L’impression cloud, ou cloud printing, permet d’envoyer un travail d’impression depuis n’importe quel appareil vers une imprimante connectée, via une infrastructure hébergée dans le cloud. L’objectif est simple : imprimer sans serveur local, sans pilotes à installer manuellement sur chaque poste, et avec une gestion centralisée du parc.

L’imprimante reste physiquement dans vos locaux. Ce qui change, c’est l’intelligence de gestion : authentification, routage des travaux, droits utilisateurs, supervision et reporting passent par une solution cloud dédiée.

Étape 1

L’utilisateur envoie son document

Depuis un ordinateur, smartphone ou tablette, sans pilote spécifique à installer sur le poste.

Étape 2

Le document transite vers le cloud

Le travail est transmis de façon chiffrée et stocké temporairement avant libération.

Étape 3

L’utilisateur s’authentifie

Badge RFID, code PIN, SSO ou application mobile : seul l’utilisateur autorisé récupère le document.

Étape 4

L’impression est libérée

Le document est imprimé sur l’appareil choisi. Les travaux non récupérés peuvent être supprimés automatiquement.

💡 AirPrint, Mopria, Google Cloud Print : attention à ne pas tout confondre

AirPrint et Mopria sont pratiques pour l’impression sans pilote sur un réseau local, mais ne remplacent pas une solution professionnelle. Google Cloud Print, lui, a été arrêté en janvier 2021. Les solutions comme Microsoft Universal Print, PaperCut Hive, MyQ Roger, uniFLOW Online ou Celiveo 365 vont beaucoup plus loin : SSO, reporting, gestion multi-sites, conformité RGPD et intégration annuaire.

Partie 02

Les avantages de l’impression cloud pour votre entreprise

Le cloud printing n’est pas seulement une évolution technique. C’est surtout une nouvelle manière de gérer l’impression : plus souple, plus centralisée et mieux adaptée au travail hybride.

🌍Flexibilité et mobilité totales

Un collaborateur peut lancer une impression depuis son domicile, un site distant ou un espace de coworking. Cette impression à distance devient native, sans VPN complexe à configurer.

🔐Sécurité renforcée

Chaque travail peut être chiffré, associé à un utilisateur et libéré uniquement après authentification. Pour les documents sensibles, consultez notre guide sur la protection des données sensibles lors de l’impression.

💰Réduction des coûts IT

Moins de serveurs locaux, moins de maintenance, moins de mises à jour manuelles. Le budget devient plus lisible grâce à un abonnement mensuel et à un meilleur suivi des volumes.

🖨️Gestion centralisée du parc

Une console unique permet de superviser toutes vos imprimantes multifonctions, même sur plusieurs sites.

🏠Compatibilité télétravail et BYOD

Un salarié en impression en télétravail peut envoyer ses travaux depuis un appareil personnel, sans connecter cet appareil au réseau interne.

🌱Impact environnemental réduit

Recto-verso par défaut, limitation de la couleur, suppression des travaux non récupérés : le cloud printing aide à réduire les impressions inutiles.

copieur

Partie 03

Les 3 modèles d’impression cloud

Modèle	Principe	Idéal pour	Limite principale
Full cloud	Toute la gestion passe par une plateforme cloud	PME agiles, multi-sites, télétravail	Dépendance à la connexion internet
Hybride	Cloud + infrastructure locale existante	Entreprises avec parc déjà en place	Paramétrage plus fin à prévoir
Edge computing	Traitement local avec pilotage cloud	Sites sensibles ou connexion variable	Architecture plus technique

💡 Bon à savoir

Selon Quocirca Cloud Print Services Landscape 2024, 74 % des entreprises adoptent une approche hybride combinant cloud et infrastructure locale. C’est souvent le meilleur compromis pour migrer sans rupture.

Partie 04

Comment adopter l’impression cloud : guide en 5 étapes

Audit de l’existant

Cartographiez le parc : nombre d’imprimantes, modèles, volumes mensuels, coûts, serveurs d’impression et contraintes réseau.

📊 Pages imprimées par mois et par utilisateur
💰 Coût total annuel actuel
🌐 Nombre de sites et bande passante disponible

Choix du modèle cloud adapté

Full cloud, hybride ou edge computing : le bon choix dépend de votre parc, de vos données, de vos sites et de votre niveau d’exigence en sécurité.

Déploiement et configuration

Pour une PME de 20 à 50 personnes, le déploiement prend généralement 2 à 6 semaines, sans interruption d’activité.

Si votre matériel doit être renouvelé, explorez nos solutions de location d’imprimante professionnelle ou d’achat d’imprimante professionnelle.

Formation des équipes

Prévoyez une formation courte pour les utilisateurs, une formation plus complète pour l’IT, des supports près des machines et un canal de support dédié au démarrage.

Suivi et optimisation continue

Exploitez les rapports pour ajuster les politiques d’impression, identifier les machines sous-utilisées et optimiser votre contrat de maintenance.

✅ Service4Print vous accompagne

Audit de parc, recommandation de solution, déploiement, formation et suivi : nous sélectionnons la solution la mieux adaptée à votre contexte, indépendamment des marques. Demandez un devis gratuit →

Partie 05

Comparatif : 6 marques compatibles cloud printing

La compatibilité dépend toujours du modèle exact, du firmware et de la solution cloud retenue. Voici néanmoins les grandes familles à connaître.

Marque	Gamme type	Intérêt cloud	Idéal pour
Ricoh	IM C / MP C	Connectivité cloud, gestion réseau, multifonction	PME et multi-sites
Canon	imageRUNNER ADVANCE	uniFLOW Online, sécurité, ergonomie	Bureaux structurés
Kyocera	TASKalfa / ECOSYS	TCO bas, compatibilité solutions tierces	Volumes réguliers
Sharp	MX / BP	A3, sécurité, écrans tactiles	BTP, architecture, collectivités
Xerox	AltaLink / VersaLink	Connectivité, grands volumes, apps embarquées	Reprographie et grands comptes
Konica Minolta	bizhub	Couleur, cloud, sécurité documentaire	Agences, marketing, services

Note : vérifiez toujours la liste des appareils certifiés auprès du fabricant ou de l’éditeur de la solution avant tout déploiement.

copieur

Partie 06

Impression cloud vs infrastructure classique : TCO sur 3 ans

Exemple indicatif pour une PME de 50 salariés avec 8 imprimantes multifonctions réparties sur 2 sites.

Poste	Infrastructure classique	Impression cloud	Commentaire
Serveurs d’impression	Achat + maintenance	Supprimés ou réduits	Gain IT direct
Administration	Gestion poste par poste	Console centralisée	Moins de temps IT
Mobilité / télétravail	Complexe	Native	Meilleur confort utilisateur
Coût global	Variable, souvent peu visible	Abonnement + optimisation	Réduction possible de 20 à 40 % selon contexte

⚠️ Important

Ces estimations restent indicatives. Le TCO réel dépend de votre parc existant, de la solution choisie et de votre usage. Un audit personnalisé reste indispensable.

Partie 07

Quand le cloud printing n’est pas adapté

Le cloud printing est puissant, mais il n’est pas universel. Dans certains cas, une infrastructure locale ou hybride reste plus pertinente.

1. Très faible volume d’impression

Sous 500 pages par mois au total, l’abonnement cloud peut coûter plus cher que les économies réalisées. Une imprimante réseau classique avec un contrat de maintenance peut suffire.

2. Connexion internet instable

En zone blanche, sur un site isolé ou avec une bande passante limitée, privilégiez une architecture edge computing ou une solution locale.

3. Données ultra-sensibles sans solution certifiée

Pour les données classifiées, de santé ou fortement réglementées, l’ANSSI recommande des offres cloud qualifiées SecNumCloud et une analyse de risques.

4. Budget IT limité et parc récent

Si votre parc est récent et fonctionne bien, la migration peut attendre le prochain cycle de renouvellement.

Partie 08

Questions fréquentes

❓ Quelle est la différence entre impression cloud et impression réseau classique ?

L’impression réseau classique repose sur un serveur local. L’impression cloud remplace ce serveur par une infrastructure en ligne, avec une console web, une gestion centralisée et un accès depuis n’importe quel appareil connecté.

❓ L’impression cloud est-elle sécurisée pour les données sensibles ?

Oui, si la solution est adaptée : chiffrement, authentification forte, SSO, MFA, badge et pull printing. Pour les données très sensibles, consultez aussi notre page sur la protection des données sensibles lors de l’impression.

❓ Faut-il changer toutes ses imprimantes ?

Pas nécessairement. Les imprimantes professionnelles récentes sont souvent compatibles via connecteurs logiciels ou mises à jour firmware. Un audit permet d’identifier ce qui peut être conservé.

❓ Quel est le coût moyen d’une solution d’impression cloud ?

Pour une PME de 50 personnes, comptez souvent entre 3 000 € et 6 000 € par an en abonnement SaaS hors matériel. Le tarif dépend du nombre d’utilisateurs, d’imprimantes et des options de sécurité.

❓ Comment gérer les impressions en télétravail ?

Le collaborateur envoie son document via l’application ou le portail web. Le travail est stocké dans le cloud, puis libéré lorsqu’il s’authentifie sur l’imprimante. Certaines solutions permettent aussi l’impression à distance. Consultez notre guide sur l’impression en télétravail.

❓ Combien de temps prend la migration ?

Pour une PME de 20 à 50 personnes, comptez généralement 2 à 6 semaines. Pour une ETI multi-sites avec intégrations complexes, le projet peut prendre 2 à 4 mois.

Partie 09

Sources utiles

→ANSSI — Recommandations pour l’hébergement des SI sensibles dans le cloud — Guide officiel, juillet 2024
→ANSSI — FAQ sur les recommandations cloud pour les SI sensibles — Référence pour les DSI
→Quocirca — Cloud Print Services Landscape 2024 — Étude de marché sur l’adoption du cloud printing
→Mopria Alliance — Produits certifiés — Liste officielle des imprimantes et logiciels certifiés Mopria

🎯 Passez à l’action

Prêt à passer au cloud printing ?

Service4Print vous accompagne de l’audit de parc jusqu’au déploiement de votre solution d’impression cloud.

Demander un audit gratuit
Location imprimante professionnelle
Contrat de maintenance

Un projet ? Une question ?

Trouvez la meilleure offre pour votre copieur professionnel gratuitement et au plus vite.

Je veux un devis