Installer un photocopieur professionnel ne consiste pas simplement à le poser dans un coin libre du bureau. Le mauvais emplacement peut générer du bruit, ralentir la productivité, créer des tensions internes ou même poser des problèmes électriques et de sécurité.

Alors, où installer un photocopieur professionnel pour garantir efficacité, confort et conformité ?
Voici les 5 critères essentiels à analyser avant toute installation.

1. L’espace disponible

Le premier élément à considérer est l’espace d’installation du photocopieur. Un modèle professionnel, notamment en A3, occupe plus de place qu’on ne l’imagine.

Un photocopieur multifonction A3 standard mesure en moyenne 60 cm de large pour 70 cm de profondeur. Mais ce sont surtout les zones de dégagement autour de la machine qui sont déterminantes.

Pour fonctionner correctement, il faut prévoir :

• l’ouverture des bacs papier,

• l’accès arrière pour la maintenance,

• une circulation fluide des collaborateurs.

👉 En pratique, un photocopieur A3 nécessite environ 1,5 m² dégagés.
Un modèle avec module de finition (agrafage, tri, livret) peut exiger jusqu’à 2 m².

L’objectif n’est pas seulement de poser la machine, mais de créer un espace fluide et ergonomique, sans bloquer un passage stratégique.

Circulation et accessibilité

Un mauvais placement photocopieur bureau peut créer des micro-perturbations quotidiennes : attente, embouteillages, gêne sonore.

L’idéal est un emplacement central mais non intrusif, comme un coin reprographie ou une alcôve dédiée.

Pensez également à l’accessibilité PMR : hauteur des commandes, dégagement latéral suffisant et facilité d’accès sont des critères parfois négligés.

2. L’alimentation électrique

Un photocopieur professionnel consomme bien plus qu’une imprimante domestique. L’alimentation électrique photocopieur doit être vérifiée en amont.

En moyenne :

• un modèle A4 consomme entre 0,8 et 1,2 kW,

• un photocopieur A3 standard avoisine 1,5 kW,

• les modèles plus puissants peuvent dépasser 2 kW.

La majorité des machines fonctionnent en monophasé 230V, mais une prise dédiée est fortement recommandée pour éviter les surtensions et coupures intempestives.

Installer un photocopieur sur une multiprise partagée avec d’autres équipements peut entraîner :

• disjonctions,

• baisses de performance,

• pannes récurrentes.

Avant toute installation photocopieur professionnel, il est essentiel de vérifier les spécifications techniques du modèle choisi.

3. L’isolation sonore

Le bruit est un facteur sous-estimé lors du choix de l’emplacement.

Un photocopieur multifonction produit en moyenne :

• 45 dB en veille,

• 55 à 65 dB en impression.

Cela correspond au niveau sonore d’une conversation normale. Dans un open space, ce bruit répété peut nuire à la concentration.

Évitez donc un emplacement :

• à côté d’un bureau de direction,

• dans une salle de réunion,

• directement collé aux postes d’un open space.

L’isolation sonore photocopieur peut être optimisée grâce à :

• une cloison vitrée,

• un espace reprographie dédié,

• un petit local technique.

Un bon emplacement réduit la fatigue auditive et améliore le confort global.

4. La connectivité réseau

Aujourd’hui, un photocopieur professionnel est un véritable centre de gestion documentaire. Son installation doit intégrer la dimension réseau.

La connexion Ethernet est généralement préférable au WiFi pour garantir :

• stabilité,

• vitesse de transmission,

• sécurité des données.

Dans un petit bureau ou un espace de coworking, le WiFi peut suffire, mais la priorité reste une connexion stable et sécurisée.

Les documents imprimés ou numérisés peuvent contenir :

• bulletins de salaire,

• contrats,

• données clients sensibles.

Le placement photocopieur bureau doit donc permettre l’activation de fonctions comme :

• impression sécurisée par badge,

• code PIN utilisateur,

• gestion des accès.

La connectivité ne doit jamais être improvisée.

5. L’accessibilité et la sécurité

Un photocopieur mal positionné peut devenir un point faible en matière de confidentialité.

L’accessibilité photocopieur doit permettre à tous les employés de l’utiliser facilement, tout en garantissant la protection des documents sensibles.

Les solutions modernes permettent :

• le contrôle par badge,

• l’identification individuelle,

• le suivi des impressions par service.

Cela contribue à la conformité RGPD et à la réduction des impressions inutiles.

Où installer selon votre contexte

Dans un bureau classique

Le meilleur compromis consiste à installer le photocopieur dans un espace semi-ouvert, central mais légèrement à l’écart des postes principaux. Cela favorise l’accessibilité tout en limitant les nuisances.

Dans un open space

Un coin dédié ou une alcôve cloisonnée est fortement conseillé. L’objectif est de limiter le bruit tout en maintenant une accessibilité fluide.

Dans un espace de coworking

La priorité est la sécurité des données. Le photocopieur doit être placé dans un espace visible mais contrôlé, avec authentification obligatoire.

Dans un local commercial

L’installation en arrière-boutique ou dans un bureau administratif reste la meilleure option. Évitez toute accessibilité directe au public.

Tableau comparatif : espace requis selon type de photocopieur

Placement optimal dans un bureau

Les erreurs les plus fréquentes

Certaines erreurs reviennent régulièrement :

• Installer la machine trop proche des postes sensibles

• Sous-estimer la puissance électrique nécessaire

• Ignorer la question du bruit

• Négliger la sécurité réseau

• Bloquer un passage stratégique

Ces erreurs impactent directement la productivité et la sécurité interne.

Checklist avant installation

Avant toute installation photocopieur professionnel, assurez-vous que :

La surface est suffisante.
La prise électrique est dédiée.
La zone n’est pas sensible au bruit.
La connexion réseau est stable.
Les options de sécurité sont activées.

FAQ – Où installer un photocopieur professionnel ?

Où installer un photocopieur dans un open space ?

Dans un coin dédié ou cloisonné, à distance des postes principaux pour limiter les nuisances sonores et les interruptions.

Quelle prise électrique faut-il prévoir ?

Une prise 230V monophasée dédiée suffit dans la majorité des cas. Vérifiez toujours la puissance indiquée par le fabricant.

Peut-on installer un photocopieur dans un couloir ?

Ce n’est pas recommandé. Cela peut poser des problèmes de circulation et de sécurité.

Faut-il une pièce dédiée ?

Ce n’est pas obligatoire, mais fortement conseillé pour les entreprises ayant un volume d’impression important.

Conclusion

Savoir où installer un photocopieur professionnel repose sur une réflexion stratégique.

En respectant les cinq critères — espace, électricité, bruit, réseau et sécurité — vous optimisez à la fois la productivité de vos équipes et la durabilité de votre matériel.

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