Photocopieur professionnel : l’outil essentiel d’une entreprise efficace
Qu’est-ce qu’un photocopieur professionnel ?
Un photocopieur professionnel est une sorte de magicien de bureau qui reproduit des documents à la vitesse de la lumière.
C’est l’équipement de bureau indispensable pour toutes les entreprises. Surtout celles qui ne veulent pas que leurs employés passent des heures à faire des photocopies. A l’époque elles se faisaient une à une via la vitre d’exposition.
C’est un peu comme un super-héros qui vient au secours de vos employés face à la monotonie de la copie manuelle.
Le photocopieur professionnel varie selon les fonctionnalités, la vitesse d’impression, la capacité ou bien encore sa connectivité. Cependant, il sera toujours là pour vous sauver la vie et reproduire rapidement et efficacement des documents importants.
Ces photocopieurs professionnels sont fabriqués par des marques de renom comme Canon, Xerox, Toshiba, Kyocera, Ricoh ou Konica Minolta. Ils peuvent être commercialisés neuf, reconditionné ou encore d’occasion pour les plus fervents d’aventure.
Le photocopieur professionnel : les critères clés à considérer
Tout d’abord, le plus important est de définir vos besoins en matière d’impression. Est-ce que vous avez besoin d’un photocopieur qui peut imprimer de gros volumes de documents à la vitesse de l’éclair ? Ou bien avez-vous simplement besoin de scanner quelques feuilles histoire de ne pas perdre vos précieuses notes de frais ?
Cette réponse est déterminante pour identifier le modèle de photocopieur qui vous convient le mieux.
Si vous êtes du genre à imprimer des milliers de documents chaque jour, il vous faudra un photocopieur qui tient la route, robuste et fiable. Un matériel qui peut travailler sans avoir à trop forcé. Si en revanche, vous imprimez que quelques copies par-ci par-là. Alors un modèle plus petit et plus simpliste pourra très bien faire le job et suffira à jouer son rôle.
Gardez à l’esprit qu’un copieur existe quel que soit votre besoin. Il est donc essentiel de le connaitre précisément pour mettre le bon matériel en face.
Définir le budget approprié pour un photocopieur professionnel selon vos besoins
Seconde étape, prenez en compte votre budget. Alors oui, on sait, ce n’est pas toujours évident de trouver le juste milieu. Choisissez entre « je veux le meilleur photocopieur du monde qui imprime des documents en 3D et qui fait du café » et « je n’ai pas envie de me ruiner et de vendre mon âme au diable pour un simple photocopieur professionnel ». Mais ne vous inquiétez pas, il existe de nombreux modèles de photocopieurs professionnels à des prix abordables. Ils répondent à vos besoins sans vous faire dépenser une fortune. Vous devez simplement bien comparer les offres et ne pas hésiter à négocier un peu (voir beaucoup) ! Pensez-y, il y a régulièrement de bonnes affaires à saisir.
Alors n’attendez plus et faites le tour d’un maximum de sites web de pour trouver la perle rare.
Le photocopieur professionnel s’adapte à votre budget
Pour rentrer plus dans le vif du sujet et donner des chiffres concrets, les prix des photocopieurs professionnels varient considérablement. Il est fonction de la marque, des options, du prestataire, des fonctionnalités ou de la vitesse de production.
Voici une échelle de prix à titre indicative pour les photocopieurs professionnels :
- pour le bureau : Entre 300 et 800€ HT
- A4 : De 800 et 2000€ HT
- entrée de gamme A3 : Entre 2000 et 5000€ HT
- milieu de gamme : Entre 5000 et 10 000€ HT
- haute capacité : 10 000€ HT et bien plus encore !
Pourquoi est-il important de comparer les photocopieurs professionnels avant de faire un choix ?
Gardez dans un coin de votre tête que cette fourchette de prix sert uniquement à avoir un ordre d’idée. Il est flexible en fonction des différents acteurs du marché plus nombreux que jamais et des offres promotionnelles. De ce fait, nous préconisons évidemment de comparer les différents modèles. Pour bien appréhender les fonctionnalités nécessaires et les besoins réels de votre entreprise avant de prendre votre décision d’achat.
Enfin, n’oubliez pas de considérer les coûts d’exploitation à long terme. Il s’agit entre autres des coûts d’impression et de maintenance à déterminer avant de faire votre choix définitif. C’est un investissement sur une durée non anodine (3 ans et plus) donc évitez de signer avec le premier venu !
Ça vous évitera une charge de travail inutile.
La jungle des options disponibles sur un photocopieur professionnel
Comme évoqué précédemment, les options ont un fort impact sur le prix de revient d’un photocopieur professionnel.
Ainsi, savoir ce qui est inclus dans le matériel de base et ce qui ne l’est pas permet d’éviter de jeter de l’argent en l’air.
Nous consacrerons donc cette partie à vous en dire plus sur les accessoires.
Les fonctionnalités de base d’un photocopieur professionnel : Une colonne vertébrale indispensable
Le photocopieur professionnel dispose de fonctionnalités standards pour répondre à vos besoins de base. Elle inclut notamment des options de copie comme les agrandissements, réductions de taille ou bien la fonction de recto-verso pour économiser du papier. Il propose aussi la possibilité de personnaliser les paramètres de copie tels que la résolution, la qualité et la luminosité.
Le photocopieur professionnel offre également en natif des options de numérisation pour convertir vos documents en différents formats tels que PDF, JPG ou TIFF. Les photocopieurs professionnels proposent en outre des options de sécurité pour protéger les données sensibles, telles que la mise en place de mots de passe. En termes d’alimentation en papier, ils incluent un bac à papier simple, avec une capacité limitée pour stocker le papier.
Pour finir, ils fournissent le nécessaire pour connecter l’appareil à un réseau pour une utilisation partagée et un accès à distance.
En somme, vous l’aurez compris un photocopieur professionnel intègre des fonctions indispensables pour les besoins de copie et de numérisation de base.
Les accessoires payants pour augmenter la productivité de votre photocopieur professionnel
En sus des fonctionnalités natives que présente un photocopieur professionnel, il est possible d’ajouter de nombreux accessoires. Certaines seront de simple gadget et d’autres permettront d’augmenter votre productivité.
Les options les plus courantes regroupent les bacs à papier supplémentaires pour augmenter la capacité de stockage. Il possède des chargeurs automatiques de document pour numériser rapidement de nombreux documents. Les lecteurs de cartes pour la confidentialité ou faciliter la refacturation, et les accessoires de sécurité pour protéger les données sensibles.
Il existe également des options de connectivité pour brancher le photocopieur à un réseau distant. Ou encore pour imprimer à partir d’appareils mobiles, et intégrer avec des logiciels de gestion de documents.
En outre, les photocopieurs professionnels peuvent inclure des fonctions de finition. Parmi elles, il y a l’agrafage, pliage (avec piqûre à cheval), perforation ou bien encore reliure des documents avec un beau boudin. Les utilisateurs peuvent aussi utiliser des logiciels pour créer des formulaires personnalisés, ajouter des images ou des graphismes à leurs documents.
Les photocopieurs professionnels proposent également des fonctions d’économie d’énergie pour réduire les coûts d’exploitation et respecter les normes environnementales. Enfin, vous ne le saviez sans doute pas mais un photocopieur professionnel propose toujours le fax. Certains sont encore réticents à supprimer définitivement cette option bien trop souvent inutile pourtant.
En conclusion, les photocopieurs professionnels actuels présentent un large panel de fonctionnalités. Certaines sont indispensables et nécessiteront de mettre la main à la poche et d’autres resteront bien volontiers à l’usine pour éviter un surcoût évitable.
Quelle technologie de photocopieur professionnel est la plus adaptée à vos besoins ?
Les techniques d’impression ont considérablement évolué au fil des ans. Elles vous offrent une multitude de choix pour reproduire leurs documents. Les technologies d’impression les plus courantes sont le jet d’encre, le laser ou bien encore le numérique. Chacune de ces technologies à ses propres avantages et inconvénients. Il est donc primordial de comprendre les différences pour choisir la technologie d’impression la plus adaptée à vos besoins.
Jet d’encre : une technologie de pointe pour le photocopieur professionnel
L’impression jet d’encre est la technologie d’impression la plus courante pour les imprimantes domestiques et les imprimantes à usage personnel. Les imprimantes jet d’encre utilisent des buses pour injecter de l’encre sur le papier, produisant des images et des textes de haute qualité.
Cependant, elles coûtent plus cher à l’achat et ont des coûts d’impression plus élevés à long terme en raison de la consommation d’encre plus élevée. Les imprimantes jet d’encre sont idéales pour les utilisations personnelles, comme les photos, les graphismes et les illustrations.
L’impression laser sur le photocopieur professionnel
Les photocopieurs professionnels laser sont des appareils d’impression et de copie de haute qualité édifié pour répondre aux besoins des entreprises et des organisations. Ils utilisent la technologie laser pour produire des documents de qualité supérieure, avec des textes et images de haute résolution.
Ces photocopieurs professionnels laser ont une vitesse d’impression élevée. Cela les rend idéals pour les entreprises qui ont besoin de reproduire des volumes importants de documents rapidement. Ils peuvent également gérer des formats de papier variés, allant des feuilles standard (A4 de 80g) jusqu’aux formats plus exotiques comme les brochures et les affiches.
Les photocopieurs professionnels laser ont aussi des fonctionnalités avancées. On cite constamment la numérisation, le fax, la connectivité réseau ou la possibilité de scanner des documents pour une utilisation ultérieure.
Certaines imprimantes laser professionnelles peuvent par ailleurs imprimer en recto-verso automatiquement, réduisant ainsi le gaspillage de papier.
Bon ok ça devient de l’ultra standard et changer de trottoir si votre matériel n’en propose pas 😉
En termes de coûts, les photocopieurs professionnels laser sont systématiquement plus chers à l’achat qu’un copieur jet d’encre.
Toutefois, cela peut être compensé par des coûts d’impression plus bas à long terme. Les cartouches de toner durent plus longtemps et les coûts de maintenance sont habituellement nettement moins élevés.
En résumé, les photocopieurs professionnels laser sont des appareils de haute qualité conçus pour répondre à vos besoins. Ils utilisent la technologie d’impression laser pour produire des documents de qualité supérieure, rapide et efficace. Et le tout avec des fonctionnalités avancées pour augmenter la productivité de l’entreprise. Bien qu’ils soient plus chers à l’achat que leur confrère, ils peuvent offrir des économies à long terme sur les coûts d’impression et de maintenance.
La flexibilité de l’impression numérique : un photocopieur professionnel pour des impressions sur mesure
L’impression numérique est l’une des technologies d’impression les plus couramment utilisées parmi les photocopieurs professionnels.
Elle utilise une tête d’impression pour déposer de l’encre sur un support plat pour créer l’image. Cette technologie permet de créer des images de haute qualité avec des couleurs vives et des détails précis.
Elle produit aussi des impressions de grandes tailles, comme les affiches, les bannières et les panneaux publicitaires.
L’un des avantages de l’impression numérique est sa flexibilité. Elle donne l’occasion de personnaliser les impressions en fonction de vos besoins. Comme la possibilité de changer les images ou les textes en fonction de vos campagnes publicitaires ou de vos promotions.
Cette technologie est aussi écologique car elle nécessite moins de matière première et moins d’énergie pour produire les impressions.
Les encres utilisées pour l’impression numérique peuvent être à base d’eau ou à base de solvant. Cela permet d’imprimer sur différents types de substrats (on a réussi à le placer) comme le papier, les films, les étiquettes, les textiles, etc…Ce qui rend l’impression numérique très adaptable pour les différentes applications de l’industrie.
Néanmoins, l’impression numérique a également des limites. Elle est souvent plus chère par ailleurs.
Photocopieur professionnel à gel encre : la solution ultime pour une qualité d’impression incomparable
La technologie d’impression à gel encre est une forme d’impression jet d’encre qui applique des encres à base de gel pour produire des images et des textes de haute qualité. Ces encres à base de gel sont plus épaisses et plus concentrées que les encres traditionnelles à base d’eau. Cela permet d’obtenir des résultats d’impression plus précis et plus nets.
Les imprimantes à gel encre ont en général des têtes d’impression plus petites que les imprimantes jet d’encre traditionnelles. Cela favorise une plus grande précision dans l’application de l’encre. Ca se traduit par des images et des textes plus nets et plus précis, avec des couleurs vibrantes et plus fidèles à la réalité.
Les imprimantes à gel encre sont aussi plus rapides que les imprimantes jet d’encre traditionnelles. Ceci n’est pas négligeable étant donné la vitesse à laquelle il devient impératif de travailler de nos jours. Enfin, les coûts d’impression sont généralement plus bas à long terme, car les encres à base de gel durent plus longtemps et nécessitent moins de remplacement fréquent.
Cette technologie gel encre est une forme avancée de technologie jet d’encre qui utilise un autre procédé pour améliorer le rendu final. Elles sont plus rapides, plus précises, et offrent des coûts d’impression plus bas sur le long terme. Elles sont d’ailleurs plus résistantes aux conditions extérieures, ce qui les rend judicieux pour les applications commerciales et industrielles.
La technologie LED : la révolution du photocopieur professionnel
La technologie LED (Light Emitting Diode) est de plus en plus utilisée dans la famille des photocopieurs professionnels pour améliorer la qualité d’impression et la performance de l’appareil. Elle a été développée pour remplacer les technologies d’impression traditionnelles telles que la technologie laser et la technologie jet d’encre. Les photocopieurs professionnels à LED utilisent des diodes électroluminescentes afin émettre de la lumière qui est ensuite dirigée vers le tambour photoconducteur, qui attire ensuite l’encre sur le papier. Cette technique est plus précise et permet de reproduire des images plus détaillées et plus nettes.
La technologie LED offre une qualité d’impression supérieure par rapport aux autres technologies d’impression. Les images imprimées sont plus claires et plus précises, avec des couleurs plus vives et plus réalistes.
Ces photocopieurs professionnels à LED sont nécessairement plus rapides et plus fiables que les autres technologies d’impression. Leur vitesse d’impression est plus élevée et impriment des documents plus rapidement, ce qui permet d’augmenter la productivité de votre entreprise. Ces photocopieurs professionnels à LED sont également plus fiables car ils ont une meilleure durabilité. Les diodes électroluminescentes ont une durée de vie plus longue que les autres technologies d’impression, ce qui réduit les coûts de maintenance et de réparation.
En termes d’efficacité énergétique, les photocopieurs professionnels à LED sont aussi plus performants. Ils consomment moins d’énergie que les autres technologies d’impression, ce qui est écologique et économique de votre entreprise.
A l’heure actuelle, le prix de l’électricité explose, cela devient donc une information à ne pas prendre à la légère.
Autre point, les coûts d’achat des photocopieurs professionnels à LED sont généralement plus abordables par rapport aux autres technologies d’impression. Cela en fait une option rentable pour votre entreprise si vous cherchez à améliorer votre productivité tout en réduisant les coûts à long terme.
Révolution du photocopieur professionnel : la technologie thermique
Cette technologie utilise une imprimante à sublimation thermique pour transférer des pigments colorés sur le papier à l’aide de la chaleur.
Le processus se déroule en trois étapes :
Tout d’abord, un film de couleur est appliqué sur un tambour chauffant, puis l’image est transférée sur le papier en utilisant la chaleur. Enfin, le papier refroidi afin de fixer les pigments de couleur.
L’impression thermique offre une qualité d’image élevée, avec des couleurs éclatantes et des détails précis. Elle est également très efficace pour l’impression de documents à haute vitesse car elle ne nécessite pas de séchage entre les impressions.
Cependant, cette technologie a aussi des limites : elle est généralement plus chère que les autres technologies d’impression, et elle n’est pas adaptée à l’impression de photos ou de documents avec des nuances de gris.
Les technologies d’impression moins courantes sur le photocopieur professionnel
1. Impression à la poudre : utilise une charge électrostatique pour attirer des particules de poudre de toner sur le papier pour créer l’image. Peu d’intérêt et inutile de s’y attarder.
2. Impression 3D : utilise une technologie de dépôt de matière pour imprimer des objets en 3 dimensions. C’est vraiment impressionnant et une vraie révolution. Comptez sur nous pour vous en reparler très prochainement !
Neuf, reconditionné ou d’occasion : On vous dit tout pour choisir le bon photocopieur professionnel
Une fois vos besoins et votre budget définis, il est enfin temps de passer à l’achat d’un photocopieur professionnel. Et là encore, il y a plusieurs possibilités.
Optez pour l’acquisition d’un photocopieur neuf, qui sera bien entendu plus coûteux à l’achat, mais qui vous offrira la garantie d’un appareil à la pointe de la technologie et performant.
Vous pourrez également vous orientez pour l’achat d’un photocopieur d’occasion, qui sera bien moins coûteux mais qui pourra nécessiter quelques réparations ou un entretien plus fréquent.
Nous recommandons notamment les matériels d’occasion lorsque vos volumes d’impressions sont faibles et votre budget limité.
Et enfin, il y a l’option du reconditionné plus à la mode que jamais. Écologique, plus abordable financièrement que du neuf et suscite moins de risques que sur de l’occasion car il a été remis à neuf avant d’être livré chez vous.
Mais attention, ne vous jetez pas sur le premier photocopieur d’occasion ou reconditionné que vous voyez. Faites attention aux arnaques encore trop nombreuses de nos jours !
Assurez-vous de vérifier un minimum l’état de l’appareil et notamment le nombre de copies au compteur avant de débourser votre argent.
Aujourd’hui, il existe 2 modes de financements principaux :
Les avantages de l’achat d’un photocopieur professionnel
Le premier est l’achat qui vous permet d’être propriétaire du photocopieur professionnel en étant financièrement indépendant (et l’amortir ainsi sur autant d’années que jugé nécessaire). Cela signifie également que vous n’êtes pas lié avec le prestataire en dehors du contrat de maintenance (nous reviendrons très vite dessus). De plus, l’avantage numéro 1 est le prix qui est moins élevé du fait que nous n’avez pas de taux bancaire.
En revanche, optez pour cette option seulement lorsque votre trésorerie vous le permet et que cela représente un réel avantage comptable. Aujourd’hui, pour vous donner un chiffre clé, seul 20% des photocopieurs professionnels sont achetés.
La location à long terme du photocopieur professionnel : évitez les coûts d’achat et maximisez votre productivité
Le second mode de financement est la location de votre photocopieur professionnel. Cette solution vous évite de sortir trop d’argent d’un seul coup et de faire passer cette charge en budget de fonctionnement. En règle générale, le copieur est financé par une banque (on parle de triparti) et la durée est comprise entre 3 à 5 ans. Vous payez un loyer tous les mois ou trimestres selon les prestataires et votre préférence. C’est une solution véritablement avantageuse si vous préférez conserver votre trésorerie pour d’autres achats. La location est très prisée puisque 80% des sociétés y ont recours.
Il est utile de préciser que la location peut être assortie d’une option d’achat à la fin du contrat. Cela permet de tester le matériel sur une longue durée puis d’en devenir propriétaire si votre affinité avec le photocopieur professionnel est trop forte pour s’en délaisser.
Une solution idéale pour les besoins temporaires d’un photocopieur professionnel
Les locations peuvent également être de très courte durée. On appelle cela plus communément une mise à disposition ou prêt et les entreprises la sollicite lors d’événements ponctuels ou sur des chantiers.
Mécontent de votre contrat de location sur votre photocopieur professionnel, pas d’inquiétude nous avons la solution !
Enfin, sachez qu’il est possible si vous avez déjà un contrat de location en cours de demander le rachat du contrat pour obtenir de meilleures conditions.
Pour cela, le processus est simple.
Il suffit de s’acquitter de toutes les sommes restantes dus à votre fournisseur (contre lequel le nouveau prestataire vous remet un chèque de ce même montant) et de financer un nouveau copieur.
Attention ! Il est important de peser les coûts et les avantages avant de prendre une telle décision car cela s’assimile à du cascading et il est préférable d’être accompagné par un professionnel.
Nous avons eu vent de grands nombres de clients qui ont eu recours à cette méthode et qui le regrette vivement après un certain temps.
Le contrat de maintenance : le graal qui accompagne votre photocopieur professionnel
Autre point essentiel voir le plus important selon nous : Le contrat d’entretien qui accompagne votre équipement et ce quel que soit le mode de financement retenu.
Mais qu’est-ce donc réellement et quoi peut-il bien servir ?
Comprendre l’utilité d’un contrat de maintenance pour un photocopieur professionnel et pourquoi en avez-vous besoin ?
Un contrat de maintenance pour un photocopieur professionnel est un accord entre l’entreprise détenteur du photocopieur et un prestataire de service qui s’engage à entretenir et à réparer le photocopieur en cas de problème. Il se matérialise par le paiement d’une redevance nommée coûts copies entre les parties. Pour vous expliquer simplement, l’utilisateur du copieur paye un coût copie N&B et un coût copie couleur (si votre matériel le permet) en fonction de sa consommation réelle à son fournisseur.
Ainsi, tous les trimestres, vous payez le nombre de copies réalisées X votre coût copie.
Qu’est-ce que comprend le contrat de maintenance du photocopieur professionnel ?
Il permet de bénéficier de 3 types de prestations :
Terminé, la gestion des cartouches d’encres sur le photocopieur professionnel
Tout d’abord, les cartouches d’encre sont incluses au contrat.
Étant donné le prix d’or de l’encre, c’est une véritable aubaine ! En règle générale, dès lors que vous avez moins de 30% d’une cartouche, une alerte se déclenche automatiquement et votre prestataire vous en envoi une nouvelle par colis. Vous devez bien attendre que le toner soit vide pour le remplacer.
Petit conseil sur ce point, vous pouvez passer par CONIBI (consortium multi-marques) pour recycler vos cartouches d’encres vides et bac de récupérateurs usagés. Leur service est totalement gratuit et cela permet de limiter votre impact sur l’environnement sur ce sujet.
Un problème, une solution
Ensuite, vous avez les services de dépannage en cas de panne, avec un temps d’intervention garanti (en général 8h en moyenne) pour réparer le photocopieur. Dès que votre photocopieur professionnel vous pose le moindre problème, vous déclenchez une intervention technique (par mail, téléphone ou portail web). Par la suite, un technicien se charge d’intervenir par téléphone ou physiquement pour vous dépanner et sans surcoût.
Ne payez plus pour remplacer une pièce d’usure sur votre photocopieur professionnel
Enfin, vous bénéficiez dans ce contrat du changement des pièces d’usures chaque fois que nécessaire.
Autre information, ce contrat inclue généralement des visites préventives notamment pour vérifier les niveaux d’encre et de toner, nettoyer les pièces et remplacer les pièces usées. En souscrivant à un contrat de maintenance, votre entreprise s’assure que son photocopieur fonctionnera de manière fiable et efficace, réduisant ainsi les temps d’arrêt et les coûts de réparation imprévue. C’est entre guillemet ce qui permet cette fameuse tranquillité d’esprit, d’éviter les aléas et de dormir sur vos 2 oreilles.
Les différents acteurs proposant des photocopieurs professionnels
Il y a de nombreux fabricants proposant l’achat de photocopieurs professionnels. Les principaux fabricants sont Canon, Kyocera, Toshiba, Xerox, Ricoh, et Konica Minolta. Ces constructeurs proposent un large éventail de modèles de photocopieurs professionnels pour répondre aux besoins de différents types d’entreprises.
Il existe également des revendeurs indépendants comme Service4print, Koesio, Sprint Digital…
Parmi ces acteurs, certains distribuent uniquement en région parisienne tandis que d’autre sont présents sur l’ensemble du territoire. En solliciter plusieurs pour un devis prend de ce fait tout son sens !
Notre conclusion sur le photocopieur professionnel
En conclusion, les photocopieurs professionnels sont des outils essentiels pour les entreprises qui ont des besoins d’impression. Ils offrent une grande flexibilité de par la multitude de produit existant. Aujourd’hui, il existe 2 modes de financements à savoir l’achat ou la location qui permettent de s’adapter aux besoins financiers de votre entreprise. Enfin, un contrat de maintenance vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier et de recourir à votre prestataire aux moindres pépins. C’est votre partenaire de confiance !
Maintenant, à vous de jouer ?
